Formación continua: la ventaja que no aparece en el balance
Hay inversiones cuyo efecto se ve enseguida y otras que solo se notan cuando faltan. La formación continua pertenece al segundo grupo. Repasamos dónde se nota, cómo hacerla visible con indicadores que la empresa ya tiene y cómo financiarla con un crédito que muchas empresas dejan perder cada año.
- Sus efectos se reparten por toda la organización: menos errores, adaptación más rápida, menos dependencia de personas clave e incorporaciones más cortas.
- Cada efecto tiene un indicador sencillo. La matriz de polivalencia es la herramienta más útil y menos conocida para seguirlos.
- Las empresas disponen de un crédito anual de Fundae de entre el 50 % y el 100 % de lo cotizado por formación profesional, con un mínimo de 420 euros. Si no se usa a tiempo, se pierde; las empresas de menos de 50 personas pueden reservarlo hasta dos ejercicios más.
- El crédito facilita la inversión, pero no la sustituye: sin tiempo para aprender y sin seguimiento en el puesto, la formación no deja huella.
01Lo que no se ve en el balance
Una máquina nueva, una campaña o una contratación producen efectos que se pueden señalar con el dedo. La formación continua no: sus resultados llegan despacio, se reparten por toda la organización y rara vez aparecen con su nombre en una cuenta de resultados. Precisamente por eso es una ventaja difícil de copiar. Quien la cultiva durante años acumula una capacidad que la competencia no puede comprar de un día para otro.
Los efectos de una plantilla que aprende de forma continua se notan en lugares que no se suelen atribuir a la formación:
Ninguno de estos efectos es automático. Dependen de que la formación esté conectada con el trabajo real y de que se mida su aplicación, no solo la asistencia.
02Cómo hacer visible lo invisible
Que un efecto no aparezca en el balance no significa que no se pueda medir. Para cada uno hay un indicador que casi cualquier empresa ya tiene o puede obtener sin un sistema nuevo:
| Efecto | Indicador | Dónde se obtiene |
|---|---|---|
| Menos errores | Incidencias, devoluciones o reclamaciones por proceso | Calidad, atención al cliente |
| Adaptación al cambio | Tiempo hasta que un procedimiento nuevo se aplica sin errores | Responsable del área |
| Menos dependencia | Número de personas capaces de cubrir cada puesto clave | Matriz de polivalencia |
| Incorporación | Semanas hasta que una persona nueva trabaja con autonomía | Mando directo |
| Retención | Bajas voluntarias en el primer y el segundo año | Recursos Humanos |
La herramienta más útil es la matriz de polivalencia: una tabla con las personas en filas, las tareas o puestos clave en columnas y el nivel de dominio de cada persona en cada tarea. Revela de un vistazo qué tareas dependen de una sola persona, que es exactamente donde una baja o una jubilación hace más daño. Y convierte la formación en algo que se puede seguir: trimestre a trimestre, la matriz debería tener menos casillas vacías en las tareas críticas.
Si quiere relacionar estos indicadores con el retorno económico de la formación, proponemos un método paso a paso en cómo demostrar que el dinero gastado en formación vuelve a caja.
03El dinero que también es invisible
Muchas empresas no saben que disponen de un crédito anual para formar a su plantilla. Lo gestiona Fundae y se calcula a partir de lo que la empresa ingresó el año anterior en concepto de cuota de formación profesional, aplicando un porcentaje que es mayor cuanto más pequeña es la empresa. A cambio, la empresa debe asumir una parte del coste con fondos propios, la llamada cofinanciación privada:
| Plantilla | Crédito sobre lo cotizado | Cofinanciación privada mínima |
|---|---|---|
| 1 a 5 personas | 100 % | No obligatoria |
| 6 a 9 personas | 100 % | 5 % |
| 10 a 49 personas | 75 % | 10 % |
| 50 a 249 personas | 60 % | 20 % |
| 250 o más personas | 50 % | 40 % |
Todas las empresas que cotizan por formación profesional cuentan además con un crédito mínimo de 420 euros, aunque el cálculo dé una cifra inferior. Los costes salariales de las personas que se forman dentro de su jornada laboral cuentan para cubrir la cofinanciación.
- Una empresa de 30 personas ingresó el año pasado 6.000 euros de cuota de formación profesional. Su crédito este año es el 75 %: 4.500 euros.
- Organiza formación por un coste total de 5.000 euros. Puede bonificarse hasta 4.500 euros, siempre dentro de los costes máximos por hora y participante que fija la normativa.
- Debe asumir al menos el 10 % del coste, 500 euros, que puede cubrir con el salario de las horas de formación en jornada.
El crédito se recupera mediante bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social. Si no se utiliza dentro del ejercicio, se pierde: es dinero que la empresa ya ha pagado y que podía haber dedicado a formar a su gente. La excepción son las empresas de menos de 50 personas, que pueden reservar el crédito no utilizado y acumularlo hasta los dos ejercicios siguientes si lo comunican a Fundae antes del 30 de junio.
04Por qué tantas empresas lo dejan perder
- No saben que existe o no saben cuánto tienen. Se puede consultar en Fundae o pedir a la gestoría o a la entidad que gestione la formación.
- Lo ven como un trámite complejo. Lo es si se improvisa; con una planificación anual y una gestión con experiencia, se vuelve rutinario.
- Lo dejan para final de año, cuando ya no hay tiempo de organizar la formación que de verdad se necesita y se acaba eligiendo lo que está disponible.
- Creen que solo sirve para cursos de catálogo, cuando puede financiar formación diseñada a medida si cumple los requisitos.
05Cómo empezar sin complicarlo
- Consulte su crédito disponible en el portal de Fundae o con su gestor de formación.
- Elija dos o tres necesidades reales, ligadas a problemas concretos del negocio y a uno de los indicadores anteriores, en lugar de un catálogo amplio.
- Informe a la representación legal de los trabajadores antes de empezar, si la hay. Dispone de quince días para emitir su informe.
- Revise los requisitos antes de contratar: comunicación previa del inicio de cada grupo, duración mínima de dos horas por acción formativa, modalidad y documentación. Los resumimos en requisitos de Fundae y en acciones formativas bonificadas.
- Reparta la formación a lo largo del año: el crédito se aprovecha mejor así que concentrado en las últimas semanas del ejercicio.
06La parte que no depende del dinero
El crédito facilita la inversión, pero la ventaja la construyen otras cosas: directivos que dan tiempo para aprender, formadores que conocen el trabajo real y una cultura en la que preguntar y equivocarse durante el aprendizaje está bien visto. Eso no se bonifica, pero es lo que hace que lo demás funcione. Desarrollamos este enfoque en estrategias para modernizar sus programas de formación.
Preguntas frecuentes sobre el crédito de formación
¿Cómo sé cuánto crédito tiene mi empresa?
Fundae lo calcula a partir de la cuota de formación profesional ingresada el año anterior y lo publica en su portal para cada empresa. También puede pedírselo a la gestoría o a la entidad que gestione su formación bonificada.
¿Qué pasa si no lo uso?
Con carácter general, se pierde al cerrar el ejercicio. Las empresas de menos de 50 personas pueden reservar el crédito no dispuesto y acumularlo hasta los dos ejercicios siguientes, siempre que lo comuniquen en la aplicación de Fundae antes del 30 de junio.
¿Sirve para formación a medida o solo para cursos de catálogo?
Sirve para formación diseñada para la empresa, siempre que se organice como acción formativa con los requisitos de duración, modalidad, comunicación y justificación que fija la normativa.
¿Tengo que pagar algo si la formación es bonificada?
Depende del tamaño de la plantilla. Las empresas de más de cinco personas deben cofinanciar un porcentaje del coste total, que puede cubrirse con el salario de las horas de formación en jornada.
Fuentes
- Ley 30/2015, de 9 de septiembre, por la que se regula el Sistema de Formación Profesional para el empleo en el ámbito laboral.
- Real Decreto 694/2017, que desarrolla la Ley 30/2015 del sistema de formación profesional para el empleo en el ámbito laboral.
- Fundae: preguntas frecuentes sobre formación programada por las empresas. Porcentajes de crédito, crédito mínimo, cofinanciación, reserva de crédito e información a la representación legal.
Podemos calcularlo con usted, planificar su uso durante el año y gestionar las bonificaciones con seguridad, de forma que la formación responda a necesidades reales del negocio.
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